Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma państwowa zarządzana przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Jej zadaniem jest wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
Zamiast przesyłać dokumenty w PDF lub w wersji papierowej, faktury elektroniczne trafiają do jednego systemu. To rozwiązanie znacznie usprawnia nadzór podatkowy. Dla firm to ogromna szansa na usprawnienie procesów, ale też obowiązek, którego nie można zlekceważyć, ponieważ od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, nie będzie już powrotu do starych metod.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur działa w oparciu o elektroniczne przesyłanie faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Po wystawieniu faktury w systemie księgowym, dokument ten trafia do systemu KSeF, gdzie zostaje zweryfikowany i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
Numer identyfikacyjny KSeF, czyli tzw. KSeF ID, to unikalny ciąg 35 znaków, który służy do jednoznacznej identyfikacji faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Składa się on z NIP-u wystawcy faktury, daty jej wystawienia w formacie RRRRMMDD, dwunastu znaków technicznych generowanych automatycznie oraz dwuznakowej sumy kontrolnej, również nadawanej przez system.
Dopiero po nadaniu tego numeru faktura elektroniczna jest uznawana za wystawioną i może zostać przekazana kontrahentowi. To oznacza, że bez przejścia przez Krajowy System e-Faktur faktura nie będzie miała mocy prawnej.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Wdrożenie KSeF zaplanowano etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem)
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Jak przygotować firmę do korzystania z KSeF?
1. Weryfikacja oprogramowania
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy program księgowy obsługuje integrację z KSeF, najlepiej poprzez API. Jeżeli system tego nie zapewnia, warto go zaktualizować albo zmienić. Ministerstwo Finansów udostępnia darmową aplikację KSeF, ale wielu przedsiębiorców korzysta z rozwiązań komercyjnych – oferujących raportowanie, automatyzację i łatwe łączenie z innymi narzędziami.
2. Analiza obiegu faktur
KSeF zmienia sposób pracy w firmie, dlatego warto przeanalizować obecny obieg dokumentów. Każda faktura trafia teraz od razu do systemu państwowego i do klienta. Konieczne jest przygotowanie odpowiednich procedur.
3. Szkolenia pracowników
Osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur powinny poznać nowe zasady. Ważne jest także wskazanie, kto otrzyma uprawnienia do korzystania z KSeF.
4. Procedury awaryjne i testy
Należy opracować procedury na wypadek awarii technicznych. Pomocne jest środowisko testowe Ministerstwa Finansów, które pozwala sprawdzić poprawność przesyłania faktur i nadawania numerów KSeF.
5. Wsparcie biura rachunkowego
Jeżeli firma korzysta z biura rachunkowego, warto je włączyć w proces wdrożenia. Biura posiadają doświadczenie i oprogramowanie zgodne z KSeF, co ułatwia obsługę.
Tokeny i certyfikaty KSeF
- Token KSeF to specjalny kod generowany w systemie, który działa jak cyfrowe pełnomocnictwo. Dzięki niemu programy księgowe czy inne systemy informatyczne mogą bezpiecznie łączyć się z KSeF i działać w imieniu przedsiębiorcy.
Certyfikat KSeF będzie pełnił rolę bardziej zaawansowanego sposobu uwierzytelniania – podobnie jak obecnie podpis kwalifikowany. Posłuży zarówno do logowania do systemu, jak i potwierdzania uprawnień oraz wystawiania faktur w trybie offline czy awaryjnym.
Tokeny i certyfikaty będą działały równolegle od początku wdrożenia KSeF w życie do końca roku 2026. Po tym terminie tokeny zostaną całkowicie zlikwidowane, a dostęp do systemu będzie możliwy wyłącznie za pomocą certyfikatu.
Aby korzystać z certyfikatu KSeF, najpierw trzeba potwierdzić swoją tożsamość – np. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią elektroniczną. Sam wniosek można złożyć wygodnie w Aplikacji Podatnika KSeF albo przez program księgowy, który obsługuje tę funkcję. Certyfikat będzie ważny dwa lata i przypisany do konkretnej osoby z numerem NIP lub PESEL.
Zmiany zapowiedziane przez Ministerstwo Finansów
- Faktury na kasach rejestrujących/fiskalnych – wystawianie ich będzie możliwe tylko do 31 grudnia 2026 roku.
- Numer KSeF w płatnościach – nie będzie obowiązkowy tylko do końca 2026 roku.
- Tryb offline – dostępny dobrowolnie w przypadku problemów z przesyłaniem faktur.
- Data wystawienia faktury – zawsze zgodna z datą wpisaną przez wystawcę, niezależnie od trybu (online/offline).
- Faktury dla osób prywatnych – można je wystawiać dobrowolnie, ale należy zapewnić klientowi dostęp do e-faktury.
- Załączniki do faktur – możliwe do dodania w nowej strukturze; opcja pozostaje dobrowolna.
- Duplikaty – brak potrzeby wystawiania duplikatu faktury ze względu na dostępność dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur. Wyjątkiem są faktury wystawione poza systemem KSeF np. papierowo lub w sytuacji awarii systemu.
Podsumowanie
Nie odkładaj przygotowań do KSeF. Im wcześniej wdrożysz Krajowy System e-Faktur, tym łatwiej unikniesz błędów i stresu. Skorzystaj ze wsparcia biura rachunkowego, środowiska testowego i oficjalnych źródeł Ministerstwa Finansów.
