Zaświadczenie A1 wystawiane przez ZUS jest niczym innym jak dokumentem potwierdzającym to, że składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) są opłacane w Polsce, pomimo że dana osoba świadczy pracę poza granicami naszego kraju. Innymi słowy, taka osoba nie musi opłacać składek na powyższe ubezpieczenia w państwie, w którym obecnie przebywa i wykonuje pracę zarobkową (dotyczy państw UE, EOG oraz Szwajcarii).
Zaświadczenie A1 znajduje swoje zastosowanie zarówno u prowadzących działalność gospodarczą, jak i również pracowników i jest wydawane przez ZUS na okres maksymalnie 12 lub 24 miesiące (w zależności od ilości państw wykazanych we wniosku), pod warunkiem przedstawienia kontraktu (z kontrahentem zagranicznym) lub innego dokumentu potwierdzającego wykonywanie pracy na terenie innego państwa/państw.
Taki kontrakt powinien przede wszystkim zawierać dane obu współpracujących firm, zasady współpracy, a także termin (z przedziałem dat od… do…) wykonania zaplanowanego przedsięwzięcia.
Wydawanie i wycofanie zaświadczeń A1
Zaświadczenie A1 wydawane jest obecnie przez ZUS na wniosek zainteresowanego, wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez portal PUE ZUS. Drukowana forma dokumentu jest tak samo ważna, jak w przypadku dokumentu wydawanego w formie papierowej (do 2022 r.). Należy pamiętać także o tym, żeby wniosek o wydanie A1 został złożony z odpowiednim wyprzedzeniem, tak, by w momencie wyjazdu móc przedstawić go kontrolującej instytucji. Niedopuszczalna jest bowiem praca poza granicami Polski bez posiadania tego ważnego dokumentu.
Wycofanie zaświadczenia A1
Zaświadczenie A1 może zostać w każdej chwili wycofane przez ZUS, jeśli:
- instytucja z państwa docelowego stwierdzi, że dokument ten należy wycofać;
- ZUS w wyniku przeprowadzonej kontroli uzna, że zaświadczenie zostało wystawione niezgodnie z przepisami;
- sam zainteresowany wystąpi z wnioskiem o jego wycofanie, pod warunkiem, że przedstawi on wiarygodne argumenty, że rezygnacja z otrzymanego zaświadczenia jest zasadna (sama chęć wycofania A1 z powodu „rozmyślenia się” jest dla ZUS niewystarczającym argumentem).
Skutki cofnięcia/anulowania zaświadczenia A1:
- konieczność opłacenia składek społecznych w państwie, za okres, w którym świadczyło się pracę (z uwzględnieniem obowiązujących tam przepisów i wysokości składek);
- brak podlegania pod składki społeczne w Polsce (konieczność przerejestrowania się z datą wsteczną) i – co się z tym wiąże – konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych przesłanych do ZUS za okres wskazany w zaświadczeniu A1;
- w przypadku otrzymywania zasiłków, ZUS jako płatnik może przesłać wezwanie do zwrotu nienależnie otrzymanych świadczeń za okres wskazany w A1.
Zaświadczenie A1 z ZUS dla delegowanego pracownika
Wniosek US-3/US-4 wraz z załącznikiem US-54 lub US-55 (w razie potrzeby) o przyznanie zaświadczenia A1 dla delegowanego do innego państwa/państw pracownika składa pracodawca („delegujący”) poprzez portal ZUS PUE.
Wniosek US-3 i US-4 – analiza
Dla pracowników delegowanych do pracy za granicą dedykowane są dwa rodzaje wniosków:
- US-3 dla pracowników delegowanych do pracy w jednym państwie członkowskim (UE, EOG, Szwajcarii),
- US-4 dla pracowników delegowanych do co najmniej dwóch państw członkowskich (UE, EOG, Szwajcarii).
Oba wnioski są do siebie podobne pod kątem wymaganych danych:
- W pierwszej części wniosku pracodawca/delegujący wprowadza dane pracownika oraz dokładny adres pobytu (załącznik US-55 lub US-54 dla obywateli państw trzecich). Ważnym warunkiem jest, aby pracownik przed wyjazdem podlegał ubezpieczeniom społecznym w Polsce co najmniej przez miesiąc, a stosunek pracy z pracodawcą w Polsce pozostał niezmieniony.
- Następnie należy wskazać okres delegacji (nie dłuższy niż 24 miesiące w przypadku jednego państwa oraz nie dłużej niż 12 miesięcy przy delegacji do co najmniej dwóch państw). W tej sekcji trzeba też zaznaczyć, czy wcześniej wydano A1 na nazwisko pracownika oraz, czy dana osoba zastępuje innego delegowanego pracownika (zastąpienie możliwe jest wyłącznie w przypadku ciężkiej choroby poprzednika i ważnego A1).
- W ostatniej części wniosku pracodawca podaje informacje o swojej firmie: prowadzonej działalności, liczbie zatrudnionych, liczbie delegowanych, a także o obrotach w Polsce i za granicą (minimalny obrót w Polsce to 25 %).
Zaświadczenie A1 z ZUS dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą
Warunki, jakie należy spełnić, żeby ubiegać się o zaświadczenie A1 przy czasowym przeniesieniu działalności poza granice Polski:
- prowadzenie działalności w Polsce przez co najmniej 2 miesiące i opłacanie składek do ZUS (jako dowód należy dołączyć faktury sprzedażowe za dwa kolejne miesiące);
- posiadanie kontraktu z kontrahentem zagranicznym określającym zakres świadczonych usług (zgodny z tym, co prowadzisz w Polsce) i czas wykonania (z przedziałem dat od… do…), nie dłużej niż 24 miesiące w jednym kraju lub 12 miesięcy przy wielu krajach;
- zachowanie infrastruktury w Polsce, która po zakończeniu współpracy pozwoli na kontynuowanie działalności;
- w przypadku wykonywania usług w co najmniej dwóch państwach: przy ustalaniu, gdzie opłacać składki, ZUS bierze pod uwagę miejsce zamieszkania przedsiębiorcy (centrum interesów życiowych) oraz udział przychodów – co najmniej 25% całkowitych obrotów. ZUS uwzględnia także liczbę faktur, ilość usług i ich wartość.
Wniosek US-1 i US-2 – analiza
- US-1 to dwustronicowy wniosek dla przedsiębiorców przenoszących działalność do jednego państwa UE, EOG lub Szwajcarii. Należy w nim podać dane firmy, adres pobytu oraz okres ważności A1 (maksymalnie 24 miesiące).
- US-2 służy dla przedsiębiorców działających w co najmniej dwóch państwach. Formularz wymaga wykazania wszystkich krajów, procentowego udziału obrotu w każdym z nich oraz liczby świadczonych usług/kontrahentów. Dokument jest ważny maksymalnie 12 miesięcy.
Podsumowanie
Podsumowując, kwestie związane z ubieganiem się o zaświadczenie A1 z ZUS mogą wydawać się skomplikowane. Wnioski US-1, US-2, US-3 i US-4 nie są jednak rozbudowane, o ile spełnione są podstawowe warunki: podleganie ubezpieczeniom społecznym w Polsce, prowadzenie działalności przez co najmniej dwa miesiące lub podleganie ubezpieczeniom przed delegacją pracownika.
Ważne, by od samego początku mieć swój pomysł na biznes, jasno określić kierunek współpracy, ilość planowanych usług/wystawionych faktur, wysokość obrotu w poszczególnych państwach. I na koniec – już po otrzymaniu zaświadczenia A1 wskazany jest ciągły monitoring terminów, utrzymania 25% obrotu w Polsce, aby uniknąć cofnięcia przez ZUS wydanego zaświadczenia i związanych z tym kłopotów ubezpieczeniowych.
