Czym jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana, nazywana także działalnością nieewidencjonowaną, to legalna i prosta forma prowadzenia zarobkowej aktywności. Najczęściej korzystają z niej osoby, które dorabiają na korepetycjach, pieczeniu ciast czy sprzedaży rękodzieła.
Ten rodzaj działalności nie wymaga zakładania firmy ani zgłaszania jej do urzędów, pod warunkiem że spełnione są określone warunki.
Warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej
1. Limit przychodu
Przychód z działalności nierejestrowanej w 2025 roku nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to maksymalnie 3 499,50 zł miesięcznie oraz 41 994 zł rocznie.
Do limitu wlicza się przychód należny, a nie faktycznie otrzymany. Jeśli klient spóźnia się z zapłatą, kwota i tak powiększa miesięczny przychód.
2. Brak prowadzenia firmy przez ostatnie 60 miesięcy
Prawo do prowadzenia działalności nierejestrowanej mają osoby, które przez ostatnie 5 lat (60 miesięcy) nie prowadziły firmy. Do tego okresu wlicza się także czas zawieszenia działalności gospodarczej.
3. Brak konieczności uzyskania zezwoleń
Działalność nie może dotyczyć branż, w których wymagane są zezwolenia, koncesje lub licencje.
Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest możliwe wyłącznie dla osób fizycznych. Przepisy nie określają szczególnych wymagań, ale pojawiają się ograniczenia w przypadku niektórych grup.
a) Niepełnoletni
Osoby niepełnoletnie mogą wykonywać działalność nierejestrowaną, ponieważ co do zasady, prowadzenie takiego rodzaju działalności nie jest uzależnione od posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych. Osoby w wieku od 13. do 18. roku życia powinni pamiętać o ograniczeniach, ponieważ mają ograniczoną zdolność od czynności prawnych. Konsekwencją ograniczonej zdolności do czynności prawnych jest brak możliwości samodzielnego zawierania umów ze swoimi kontrahentami na dostawę towarów czy sprzedaży produktów. W przypadku takich umów konieczna jest zgoda przedstawiciela ustawowego (rodzica lub kuratora). Należy pamiętać, że osoba niepełnoletnia może prowadzić działalność nierejestrowaną tylko wtedy, gdy przepisy szczególne nie wymagają pełnoletności. Jeśli ustawa dotycząca danej działalności przewiduje taki wymóg, małoletni nie może jej wykonywać.
b) Bezrobotni
Działalność nierejestrowana nie jest uznawana za działalność gospodarczą, ale daje przychód. Pamiętać trzeba, że bezrobotny nie może wykonywać tzw. innej pracy zarobkowej (np. na umowie o dzieło, zlecenie, agencyjnej czy przy zbiorach). Gdyby prowadził działalność nierejestrowaną opartą na takich umowach – straci status bezrobotnego. Jeśli jednak działalność opiera się tylko na sprzedaży (np. sprzedaż własnych wyrobów), to można ją prowadzić i dalej być zarejestrowanym jako bezrobotny. Dodatkowym ograniczeniem jest wysokość limitu jaki może osiągnąć osoba bezrobotna tj. w 2025 roku 2 333,00 zł, czyli połowy minimalnego wynagrodzenia miesięcznie.
c) Urzędnicy
Działalność nierejestrowana ze względu na niski przychód – nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności przez osoby pełniące funkcje publiczne. Dlatego urzędnik może ją prowadzić, ale ograniczenia mogą wynikać z regulaminów wewnętrznych urzędu i wymogu uzyskania zgody przełożonych.
d) Rolnicy
Rolnicy mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, ale nie może ona dotyczyć działalności typowo rolniczej ani wyłączonej ustawą.
Wyłączone są m.in.:
- uprawy, hodowla, leśnictwo, rybactwo,
- wynajem pokoi w gospodarstwie,
- sprzedaż posiłków domowych i inne usługi turystyczne w gospodarstwie,
- sprzedaż określona w art. 20 ust. 1c ustawy o PIT,
- wyrób wina do 100 hl rocznie,
- działalność kół gospodyń wiejskich.
Wobec powyższegorolnik może prowadzić działalność nierejestrowaną, ale tylko wtedy, gdy nie jest to działalność typowo rolnicza czy specjalnie wyłączona. Jeśli spełnia ogólne warunki (m.in. limit przychodu), może działać jako rolnik ryczałtowy lub rolnik VAT-owiec w ramach działalności nierejestrowanej.
e) Cudzoziemcy
Od 1 czerwca 2025 r. zmieniły się zasady prowadzenia działalności nierejestrowanej przez cudzoziemców. Przed czerwcem 2025 r. – każdy cudzoziemiec legalnie przebywający w Polsce mógł prowadzić działalność nierejestrowaną.
Zmiany nastąpiły od 1 czerwca 2025r., a mianowicie cudzoziemiec może prowadzić działalność nierejestrowaną tylko wtedy, gdy ma tytuł pobytowy umożliwiający rejestrację działalności gospodarczej (np. pobyt stały, status uchodźcy, ochrona czasowa, Karta Polaka, pobyt czasowy związany z rodziną, studiami, badaniami, pracą w zawodzie wysokich kwalifikacji, małżeństwem z obywatelem Polski itp.).
Bez ograniczeń działalność mogą prowadzić: obywatele UE, EOG i Szwajcarii, obywatele USA, obywatele Ukrainy z numerem PESEL, uczestnicy programu Poland. Business Harbour. Po przekroczeniu miesięcznego limituprzychodu cudzoziemiec musi w ciągu 7 dni zarejestrować firmę w CEIDG.
Działalność nierejestrowana a ZUS
Według biznes.gov.pl, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną co do zasady nie płacą składek ZUS, jeśli sprzedają towary lub produkty.
Inaczej jest w przypadku świadczenia usług na podstawie umów zlecenia. Wówczas należy liczyć się z obowiązkiem opłacania składek.
Studenci do 26. roku życia są zwolnieni z tych składek.
Działalność nierejestrowana a podatek
Przychody z działalności nierejestrowanej rozlicza się w PIT-36 w specjalnej rubryce. Nie ma obowiązku wpłacania miesięcznych zaliczek – podatek płaci się raz w roku, do 30 kwietnia bieżącego roku, za rok poprzedni.
Pamiętać trzeba, że dochody z działalności nierejestrowanej nie wykluczają wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Przy działalności nierejestrowanej istotne są koszty uzyskania przychodu (np. surowce, towary, energia), które można wykazać w PIT-36. Koszty te trzeba jednak udokumentować (rachunki, faktury).
Prowadząc taką formę działalności należy mieć na uwadze, że na żądanie klienta należy wystawić rachunek (numer, data, dane stron, nazwa usługi/towaru, kwota). Dokument taki powinien zawierać, m. in. datę, numer, dane stron, nazwę towaru/usługi, ilość, cenę i kwotę ogółem. Istotne jest również, że na rachunku/fakturze wystarczy podać imię i nazwisko – bez numeru PESEL czy adresu.
Uproszczona ewidencja sprzedaży
Przy działalności nieewidencjonowanej trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Ewidencję można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, np. Excel.
Ewidencję sprzedaży wpisuje się najpóźniej do końca dnia roboczego po dokonaniu sprzedaży.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej: numer porządkowy, datę sprzedaży, wartość sprzedaży, wartość narastająco od początku roku. Można wskazać też inne dane (np. numer dowodu sprzedaży, rodzaj transakcji).
Ważne, żeby ewidencja była prowadzona rzetelnie, inaczej urząd skarbowy sam określi wartość sprzedaży i podatek, nawet w wysokości 22%.
VAT a działalność nierejestrowana
Działalność nierejestrowana zwykle korzysta ze zwolnienia z VAT (do 200 tys. zł rocznie, a od 1.01.2026 – 240 tys. zł). Limit liczony jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku. Zwolnienie nie dotyczy sprzedaży i usług m.in.:
- metali szlachetnych, wyrobów jubilerskich, części samochodowych i motocyklowych,
- towarów akcyzowych (z wyjątkami), terenów budowlanych, nowych środków transportu, budynków w określonych przypadkach,
- sprzedaży online m.in. kosmetyków, elektroniki, AGD, maszyn,
- usług prawniczych, doradczych (poza rolniczymi), jubilerskich, windykacyjnych.
Zwolnienie nie przysługuje też, gdy przedsiębiorca nie ma siedziby w Polsce. W takich przypadkach trzeba zarejestrować się jako czynny podatnik VAT (NIP, rejestry sprzedaży i zakupów, obowiązki rozliczeniowe).
Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana
Kasa fiskalna nie jest wymagana, jeśli roczny obrót na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczy 20 tys. zł. oraz w przypadku sprzedaży towarów/usług korzystających ze zwolnienia.
Obowiązek instalacji kasy powstaje niezależnie od obrotu w przypadku sprzedaży m.in. gaz płynny, części do silników, nadwozia, sprzęt RTV/telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe, a także usługi: przewóz osób (taksówki), naprawy pojazdów, doradztwo podatkowe, gastronomiczne, fryzjerskie, kosmetyczne.
Korzyści i obowiązki działalności nierejestrowanej
Korzyści:
- brak obowiązku rejestracji w CEIDG,
- brak obowiązkowych składek ZUS,
- brak miesięcznych zaliczek na podatek,
- zwolnienie z VAT (z wyjątkami),
- uproszczona ewidencja zamiast pełnej księgowości.
Obowiązki:
- prowadzenie ewidencji sprzedaży,
- rozliczenie przychodów w PIT-36,
- wystawianie rachunków lub faktur na żądanie,
- przestrzeganie praw konsumentów.
Kontrole w działalności nierejestrowanej
Mimo braku wpisu w CEIDG, działalność nierejestrowana podlega kontrolom. Mogą je prowadzić urząd skarbowy, Sanepid, UOKiK czy UODO w zakresie ochrony danych osobowych.
Podsumowanie
Wybierając taki sposób prowadzenia działalności, trzeba pamiętać, że działalność nierejestrowana podlega kontrolom mimo braku wpisu w CEIDG. Kontrole mogą być prowadzone na podstawie ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej oraz przepisów dotyczących rodzaju działalności (np. Sanepid przy produkcji żywności).
Należy przestrzegać przepisów o prawach konsumentów i RODO, a kontrole w tym zakresie mogą prowadzić UOKiK lub UODO.
