Właściciele firm, którzy korzystają z samochodów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, mają możliwość odliczenia podatku VAT w dwóch wariantach. Decyzja o wyborze metody odliczenia VAT ma wpływ nie tylko na wysokość zwrotu podatku, ale również na obowiązki dokumentacyjne. Kluczową rolę odgrywa tutaj ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT – tzw. kilometrówka
Jakie są możliwości odliczenia VAT od samochodu osobowego?
Przedsiębiorca ma do wyboru dwa modele rozliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami:
- 50% odliczenia VAT – w przypadku wykorzystywania samochodu zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych (tzw. forma mieszana),
- 100% odliczenia VAT – tylko wtedy, gdy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.
Zgodnie z ustawą o VAT, podstawowy model to odliczenie 50% podatku VAT. Dotyczy to zarówno zakupu samochodu, paliwa, jak i wydatków eksploatacyjnych (np. części zamiennych, serwisów). Aby jednak skorzystać z pełnego, 100% odliczenia VAT, należy spełnić dodatkowe warunki.
Warunki pełnego odliczenia VAT
Aby możliwe było odliczenie 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem, samochód musi być używany wyłącznie do celów firmowych. To oznacza konieczność:
- złożenia formularza VAT-26 – informującego o sposobie użytkowania pojazdu,
- prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – zawierającej szczegółowy opis wykorzystania samochodu.
Deklaracja VAT-26 – co musisz wiedzieć?
Złożenie formularza VAT-26 jest wymagane, jeśli przedsiębiorca chce odliczać 100% VAT. Dokument należy złożyć do 25. dnia miesiąca, w którym został poniesiony pierwszy koszt związany z pojazdem. Nie można tego zrobić później niż w dniu przesłania pliku JPK_V7.
Kiedy trzeba złożyć aktualizację VAT-26?
Każda zmiana, która wpływa na sposób użytkowania pojazdu, wymaga aktualizacji deklaracji. Może to być m.in.:
- zmiana numeru rejestracyjnego,
- sprzedaż pojazdu,
- przejście z użytkowania wyłącznie firmowego na mieszane.
Formularz można złożyć osobiście, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie (np. przez ePUAP z podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi).
Aktualne formularze znajdziesz na stronie: podatki.gov.pl – VAT-26
Jak wypełnić formularz VAT-26?
Podczas wypełniania deklaracji VAT-26 należy pamiętać, że szare pola pozostawia się puste – są przeznaczone dla urzędników. Kluczowe sekcje to:
Część A i B – dane identyfikacyjne
- NIP firmy,
- właściwy urząd skarbowy,
- zaznaczenie, czy składamy pierwszą informację, czy jej aktualizację.
Część C – dane pojazdu
- marka i model samochodu,
- numer rejestracyjny,
- rok produkcji,
- data nabycia pojazdu,
- data pierwszego wydatku,
- (w przypadku aktualizacji) data zmiany wykorzystywania pojazdu.
Część D – dane osoby wypełniającej
- imię, nazwisko, numer telefonu, podpis,
- data wypełnienia formularza.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – wymagania
Podstawą do skorzystania z 100% odliczenia VAT jest prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. Ustawa dokładnie określa, co powinno się w niej znaleźć.
Obowiązkowe elementy ewidencji:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- data rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,
- stan licznika na początek i koniec okresu rozliczeniowego,
- opis każdego użycia pojazdu, zawierający:
– numer wpisu,
– cel i datę podróży,
– trasę („skąd – dokąd”),
– liczbę przejechanych kilometrów,
– dane kierowcy i jego podpis, - sumę przejechanych kilometrów na koniec okresu.
Kary za nieprawidłowości – kiedy grozi grzywna?
Brak złożenia VAT-26, spóźnienie lub podanie nieprawdziwych informacji może skutkować grzywną do 720 stawek dziennych. Sankcje grożą także za nieuprawnione odliczenie 100% VAT.
Na szczęście urząd może odstąpić od wymierzenia kary, jeśli deklaracja zostanie złożona przed rozpoczęciem kontrolilub czynności sprawdzających.
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu deklaracji? Skontaktuj się z naszym doradcą podatkowym. Zobacz naszą ofertę wsparcia podatkowego
Podsumowanie
Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT to narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcy pełne odliczenie podatku VAT od kosztów związanych z pojazdem. Warunkiem jest jednak rzetelne dokumentowanie użytkowania auta tylko w celach służbowych oraz terminowe złożenie formularza VAT-26.
Przy zachowaniu wszystkich formalności możliwe jest:
- odzyskanie 100% VAT z faktur za paliwo, serwis, części i zakup pojazdu,
- uniknięcie sankcji podatkowych,
- zwiększenie kontroli nad kosztami eksploatacyjnymi.
Zanim zdecydujesz się na pełne odliczenie VAT, sprawdź, czy jesteś gotów na obowiązki dokumentacyjne – to inwestycja, która się opłaca.
