Wyjaśniamy znaczenie zastosowanie potwierdzania sald w praktyce
Potwierdzenie sald to dokument, który odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu rzetelnej dokumentacji księgowej i zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa. Dla wielu firm jest to czynność traktowana rutynowo, jednak warto zrozumieć, dlaczego jej prawidłowe wykonanie ma tak duże znaczenie – nie tylko w kontekście przepisów, ale także budowania przejrzystych relacji z kontrahentami i zapewnienia bezpieczeństwa finansowego.
Czym jest potwierdzenie salda?
Potwierdzenie salda to forma pisemnej (lub elektronicznej) weryfikacji zgodności rozrachunków pomiędzy dwiema stronami – najczęściej pomiędzy przedsiębiorcą a jego kontrahentem.
Dokument ten potwierdza, że stan należności lub zobowiązań wykazany w księgach jednej firmy jest zgodny z zapisami prowadzonymi przez drugą stronę transakcji.
Dzięki temu firma:
- może sprawdzić poprawność ujęcia dokumentów księgowych,
- ma szansę zidentyfikować błędy lub brakujące pozycje,
- wzmacnia kontrolę nad płatnościami i rozrachunkami.
Dlaczego potwierdzenie sald jest tak istotne?
Potwierdzanie sald ma ogromne znaczenie z kilku powodów:
- Ułatwia sporządzanie sprawozdań finansowych – weryfikacja sald rozrachunków to element corocznej inwentaryzacji wymaganej przepisami ustawy o rachunkowości.
- Pomaga wykryć niezgodności – rozbieżności w saldach mogą wskazywać na brakujące dokumenty, błędne księgowania lub problemy z płatnościami.
- Stanowi dowód księgowy – podpisany dokument potwierdzenia salda jest istotnym elementem dokumentacji księgowej firmy.
Zobacz też: Jak przygotować firmę do inwentaryzacji i zamknięcia roku?
Jak wygląda proces potwierdzania sald?
Typowe potwierdzenie salda przygotowywane jest w dwóch egzemplarzach i składa się z dwóch odcinków:
- Odcinek A – zostaje w dokumentacji firmy wysyłającej prośbę o potwierdzenie.
- Odcinek B – trafia do kontrahenta, który powinien:
- porównać wskazane saldo ze swoimi księgami,
- podpisać dokument (lub nanieść korekty w razie rozbieżności),
- odesłać go do nadawcy.
Jeżeli kontrahent stwierdzi niezgodność – zobowiązany jest do jej wyjaśnienia i rozliczenia, co może wiązać się z korektami księgowymi lub wyjaśnieniem wcześniejszych transakcji.
Czy można potwierdzić saldo elektronicznie?
Tak. Choć tradycyjnie potwierdzenia sald wysyłało się w formie papierowej (często listem poleconym), w dobie cyfryzacji coraz więcej firm przechodzi na potwierdzenia sald drogą elektroniczną – np. poprzez e-mail, systemy księgowe online lub platformy typu OCR.
Korzyści z tej formy są oczywiste:
- szybszy obieg dokumentów,
- mniejsze ryzyko opóźnień i błędów,
- łatwiejsza archiwizacja dokumentacji.
Co w przypadku braku odpowiedzi na potwierdzenie salda?
Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta nie oznacza automatycznej zgody na saldo. Przedsiębiorca nie może uznać milczenia za potwierdzenie, dlatego tak ważne jest:
- ponowienie prośby,
- nawiązanie kontaktu telefonicznego lub mailowego,
- odnotowanie prób kontaktu w dokumentacji firmy.
Taka dokumentacja może okazać się przydatna m.in. przy dochodzeniu należności lub w trakcie kontroli podatkowej.
Czy należy potwierdzać saldo zerowe?
Z prawnego punktu widzenia nie ma obowiązku potwierdzania salda zerowego. Jednak w praktyce – szczególnie przy dużej liczbie transakcji – może to być pomocne. Tego typu potwierdzenie:
- potwierdza zgodność ksiąg pomimo braku salda końcowego,
- eliminuje ryzyko „ukrytych” różnic wynikających np. z błędnych księgowań,
- wzmacnia wiarygodność firmy jako rzetelnego partnera biznesowego.
Potwierdzenie salda – nie tylko z kontrahentem
Choć najczęściej mówimy o potwierdzaniu sald z kontrahentami (dostawcami i odbiorcami), zakres tego procesu może być szerszy. Potwierdza się także m.in.:
- salda rachunków bankowych (weryfikacja z potwierdzeniem bankowym),
- stan udzielonych pożyczek,
- wybrane zobowiązania niehandlowe.
Nie stosuje się natomiast tej procedury w odniesieniu do:
- rozrachunków publicznoprawnych (np. z ZUS czy urzędem skarbowym),
- należności spornych lub przedawnionych.
Sprawdź: Ustawa o rachunkowości – art. 26: Inwentaryzacja rozrachunków
Podsumowanie – potwierdzenie sald to praktyka, która się opłaca
Potwierdzenie sald to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także element rzetelnego i przejrzystego zarządzania finansami. Dzięki tej procedurze przedsiębiorca:
- unika nieporozumień z kontrahentami,
- eliminuje błędy księgowe,
- buduje zaufanie w relacjach biznesowych,
- zwiększa gotowość firmy na kontrolę lub audyt.
W Lime TEAM Group wspieramy naszych klientów nie tylko w procesie inwentaryzacji, ale również w organizacji i automatyzacji działań związanych z rozrachunkami. Jeśli chcesz uporządkować swoje księgi – skontaktuj się z nami
